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scribe:ead:importation

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Importer les utilisateurs


Importation

L'importation permet de créer automatiquement les comptes des utilisateurs et les groupes à partir de données externes

Importation : Préparation des fichiers nécessaires grâce à

  • l'application SIECLE pour les élèves
  • l'application STSWEB pour les personnels

Ces 2 applications ne sont consultables que depuis le réseau personnel de l'établissement via le portail d'applications ARENA.

Pour information, il existe d'autres sources possibles : AAF=Annuaire Académique Fédérateur, BE1D=Base Elèves 1er Degré et Texte si l'on ne dispose d'aucune des 3 solutions précédentes. L'importion texte V2 peut-être utile pour importer des utilisateurs temporaires, cette documentation pourra vous y aider

Importer les élèves (depuis l'application SIECLE (ex Sconet)

Pour l'importation des comptes élèves et responsables, il faut récupérer quatre fichiers XML, compressés en format ZIP, parmi ceux proposés dans les “Exports XML” de l'application SIECLE. Il est d'ailleurs inutile de décompresser ces fichiers.

Bien faire l'exportation depuis SIECLE avec le navigateur Firefox !

Sur le portail ARENA, choisir le menu ”Scolarité du 2nd degré” :

Importation depuis SIECLE

Avec Responsables

  • ElevesSansAdresses.zip (ou.xml)
  • Nomenclature.zip (ou.xml)
  • ResponsablesAvecAdresses.zip (ou.xml)
  • Structures.zip (ou.xml)

ou Sans responsables

  • ElevesSansAdresses.zip (ou.xml)
  • Nomenclature.zip (ou.xml)
  • Structures.zip (ou.xml)


Importer ensuite ces fichiers dans l'EAD en suivant cette procédure Importation dans l'EAD

Importer les enseignants et leurs classes en début d'année

En début d'année, le fichier sts_emp_<rne_etablissement>_<année>.xml contient les enseignants mais pas les correspondances avec leurs classes. Récupérer ce fichier pour l'importer dans Scribe créera les nouveaux enseignants mais ne permettra pas d'avoir les concordances avec les classes.

Les services sont remontés au rectorat lorsque le chef d'établissement estime qu'ils sont définitifs. Entre temps, il est parfaitement possible de mettre à jour STSWEB quand on le veut et autant de fois qu'on le désire.


cf : Ecosystème autour de siecle-STS au 01/09

1°) Mettre à jour les données dans EDT

  • Dans le logiciel d'emploi du temps, mise en correspondance des données avec STSWEB
  • Dans le logiciel d'emploi du temps, exporter vers STSWEB (exemple dans EDT : Export avec assistant —> création d'un fichier edt_vers_sts_RNE-2010.xml)

2°) Import dans STSWEB

  • Dans STSWEB : import des données du logiciel d'emploi du temps à partir du fichier précédent et sélectionner importer toutes les données (exemple dans EDT : fichier edt_vers_sts_RNE-2010.xml) ce qui va créer les services des enseignants dans STSWEB

3°) Export dans STSWEB

Export du nouveau fichier sts_emp_<rne_etablissement>_<année>.xml (manipulation décrite ci-dessus”l'application STSWEB pour les personnels”)

Sur le portail ARENA, choisir le menu ”Gestion des personnels” :

4°) Importation dans l'EAD

Suivre la procédure ci-dessous (Importation au travers de l'EAD)

Importation à travers l'EAD

Importation : à travers l'EAD

EAD ⇒ Outils ⇒ Importation

  • Mise à jour des bases : à utiliser pour toutes les mises à jour élèves ou personnels

Elle ajoute seulement les utilisateurs et groupes manquants sans modifier les groupes existants.

  • Importation annuelle des bases : à utiliser lors de la première importation de l'année

Elle ajoute les utilisateurs et groupes manquants après avoir purgé les options (import des élèves) ou les équipes pédagogiques (import des professeurs).

Dans le cas où l'import initial doit être réalisé en plusieurs passes (ex : cités scolaires…), l'option importation annuelle ne doit être utilisée qu'au premier tour.

3 choix possibles

L'ordre d'importation recommandé est d'abord les élèves puis les enseignants. En effet, un enseignant est affecté à ses équipes pédagogiques uniquement si celles-ci existent et que la classe ou le groupe associé comporte des élèves.

Nous allons traiter ces 2 cas séparément avant de traiter ensemble la phase finale qui est la même.

Importation : à travers l'EAD

Les préférences ci-dessous sont préconisées par la DANE

Préférences des comptes élèves et responsables

Préférences des comptes élèves

  • Domaine de messagerie par défaut : les adresses mail des nouveaux élèves peuvent être générées soit dans le domaine restreint soit dans le domaine Internet (modifiable par la suite) ;
  • Quota disque : ce quota disque sera appliqué à tous les nouveaux élèves ; il pourra ensuite être personnalisé pour chaque classe, chaque utilisateur. Voir la partie Quotas de l'EAD
  • Génération des identifiants : format de création des logins pour les nouveaux élèves du type prenom.nom;
  • Génération des mots de passe : façon dont sont générés les mots de passe des nouveaux élèves ;

L'utilisation de la date de naissance (format jjmmaaaa) permet d'éviter d'avoir à distribuer les mots de passe et couplé au changement du mot de passe à la première connexion, permet d'obliger les nouveaux élèves à changer leur mot de passe lors de leur première connexion. Il peut être judicieux de consacrer un peu de temps aux élèves pour les aider à choisir un mot de passe un minimum sécurisé et les sensibiliser sur ce sujet, au demeurant plus général qu'un réseau local.

  • Activer le shell : uniquement si vous avez des postes sous Linux (modifiable par la suite)
  • Profil Windows : choix du profil Windows à appliquer aux nouveaux élèves (modifiable par la suite)

Remarque : Les préférences sont conservées d'une importation à l'autre.

Préférences des comptes Responsables

* Génération des identifiants : comme pour élèves * Génération des mots de passe : comme pour élèves

Remarque : à noter que si la date de naissance n'est pas renseignée, un mot de passe aléatoire sera mis en place.




Préférences des comptes Enseignants et personnels administratifs

Importation : Finalisation de l'importation

Chargement, lecture des fichiers et importation

ou

En cliquant sur ”Envoyer”, les fichiers sont téléchargés sur le serveur. Cliquer sur le lien ”Lancer la lecture des fichiers” pour une vérification des fichiers. Elle est terminée lorsque le mot “FIN” apparait.

A cette étape, aucune modification n'a encore été réalisée, c'est le dernier moment pour annuler.

Lancer l'importation : un message incitant à la patience apparaît alors : “Importation des comptes en cours, veuillez conserver cette page. Cette opération peut être longue.”

Bien attendre la phrase “FIN DE L'IMPORTATION DE COMPTES”

.

Le rapport d'importation est disponible sur la page d'accueil de l'EAD. Vous en trouverez aussi une copie dans le dossier “importation” du répertoire personnel de l'admin sous le nom ”rapport_date_heure.txt”. Vous trouverez également dans ce dossier les listes des comptes crées sous la forme de fichiers csv (exemple : enseignants_20100109_192908.csv), un fichier pour chaque type d'utilisateurs et à chaque nouvelle importation.

Conseils et rappels :

  • les mots de passe des utilisateurs retrouvés ne sont pas modifiés et remplacés par “déjà atribué” dans les fichiers de comptes
  • Faites le ménage de temps en temps dans le dossier Importation
  • Lors d'une importation, les élèves sont retrouvés grâce aux nom, prénom, date de naissance et numéro interne de l'élève. Si vous avez opté pour la création d'utilisateurs “manuellement”, il faut bien être conscient que la moindre différence risque d’entraîner un doublon.


Après l'importation, l'outil de purge permettra de supprimer tous les comptes utilisateurs inutiles.

Purge des comptes

Importation : Purge

Supprimer les comptes “périmés”

EAD ⇒ Gestion ⇒ Utilisateurs ⇒ Purge des comptes

Suite à une importation de début d'année scolaire, il est conseillé de procéder à la purge des comptes utilisateurs ayant quitté l'établissement. L'outil de purge des comptes permet d'afficher les comptes utilisateurs qui n'ont pas été modifiés ou retrouvés depuis un nombre de jours défini. L'outil permet également de mettre en valeur les comptes susceptibles d'être des doublons (Homonymes).

Les actions possibles sur les comptes sélectionnés sont :

  • Supprimer (en conservant leurs données) : suppression des comptes et sauvegardes de leurs données dans /home/recyclage/<année>/ (Lien symbolique disponible dans le répertoire personnel de l'administrateur) ;
  • Supprimer totalement : suppression des comptes et de leurs données ;
  • Mettre à jour (leur date de mise à jour sera mise à aujourd'hui) : les comptes n'apparaitront plus dans la liste.

Si une importation a été réalisée, le nombre de jours proposé est calculé en fonction de la date de la dernière importation.


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scribe/ead/importation.txt · Dernière modification: 2015/03/21 22:08 par jcvilleneuve