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PostHeaderIcon ONDE - Directeurs

  • Date de création
    28 mai 2010
  • Dernière modification
    6 octobre 2017

L'interface de Base élèves Premier degré a été modifiée pour offrir un Outil Numérique pour la Direction d'Ecole plus ergonomique : ONDE.

Préconisations répondant aux futures versions de ONDE :
- Des versions de navigateur supérieures ou égales à Firefox 44.0 ou Internet Explorer 11.0
- Une résolution d'écran de 1280x1024

onde bandeau

  • Les Conseillers au numérique éducatif du RDRI assurent la formation et un soutien technique aux directeurs.
  • La liste des ressources ci-dessous évolue en fonction des mises à jour de Onde : Il est bon de s'y reporter régulièrement.

CTRL+F vous permet de chercher rapidement un terme dans un long document.

Appuyez en même temps sur les touches CTRL et F (= Find) ;
une fenêtre s’ouvre où vous pouvez indiquer votre terme de recherche;
Appuyez sur “Entrée” et …
toutes les occurrences du terme  qui vous intéresse apparaissent en surbrillance dans le texte. 

 

 

 

L’agenda administratif du directeur d'école

 
Astuce importante : la page d'accueil de Onde

propose - en-dessous des menus - de se rendre

sur son calendrier de gestion (lien).

Sur ce calendrier figurent les principales

opérations à faire durant toute l'année.

Il suffit de cliquer sur celle qui vous intéresse

et vous arrivez sur la page concernée.


A utiliser ... sans modération !
calendrier gestion
 
Année scolaire N (année courante)

Attention, les icônes ci-dessous renvoient sur la (les) pages correspondante(s) du manuel.
Si vous voulez imprimer cette (ces) pages, n'oubliez pas d'indiquer leur(s) numéro(s) au moment de l'impression ... pour éviter d'imprimer les ... 111 pages du manuel !

  Actions du directeur  
En tout premier

Paramétrer correctement son navigateur

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Avant la rentrée scolaire

Editer "l'aide à la tenue du registre des élèves", pour avoir une sauvegarde de tous les mouvements d'élèves de l'année précédente. Celle-ci ne sera plus disponible dès le jour de la rentrée (année scolaire en cours seulement)

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Dès la rentrée scolaire     

Admission définitive des nouveaux élèves après constat de leur présence effective dans l’école

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Radiation des élèves non présents à la rentrée pdf

Mise à jour de la carte d’identité de l’école : Nom du directeur

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Répartition : vérification de la répartition des élèves dans les classes

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Spécificité temporaire (année 2017/2018) pour les élèves d'ULIS

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Constitution du dossier administratif unique

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Vérification du retour de l’INE

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Septembre

Réalisation du constat d’effectifs à la demande du DASEN

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 Tout au long de l'année         Admission définitive des élèves nouvellement arrivés pdf
Modifier les données personnelles d'un élève pdf
Radiation des élèves qui partent pdf

Répartition des élèves nouvellement arrivés

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Enregistrement des passages de niveau en cours d’année

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Mise à jour de la scolarité des élèves

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Edition de listes

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Suivi des effectifs à l’initiative du directeur ou à la demande de l’IEN ou du DASEN

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Prévision des effectifs à la demande du DASEN

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Sélection des élèves susceptibles d’entrer au collège à la demande du DASEN

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Avant le 31 mai 2017 pour les passages simples.    

Pour les cas litigieux ou les élèves qui arriveront dans votre école après le 31 mai, vous pourrez encore le faire après cette date.

Enregistrement des passages de niveau pour l’année scolaire suivante  pdf

 En juin et quelques jours avant la fin de l’année scolaire

 

 

 

 

Création des classes pour l’année scolaire suivante pdf

Admission acceptée des élèves pour l’année scolaire suivante

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Répartition des élèves pour l’année scolaire suivante

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Radiation des élèves quittant l’école à la fin de l’année scolaire

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Edition de la liste des élèves répartis dans chaque classe pour le jour de la rentrée

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Changement d'année scolaire

 

La veille du jour de la rentrée scolaire des élèves, l’année scolaire courante (année N) s’achève.

Dans la nuit qui précède le jour de la rentrée scolaire des élèves, un traitement automatique « le changement d’année scolaire » est effectué dans l’application.

Ce traitement automatique consiste à :

- Transformer l’année scolaire en préparation N+1 en année scolaire courante. Toutes les fonctionnalités au titre de l’année scolaire courante peuvent être utilisées.

- Historiser l’année scolaire courante N qui devient l’année scolaire précédente. Le cursus des élèves s’enrichit d’une nouvelle année.

 

 

Foire Aux Questions

 

Questions Fréquentes ONDE

MontrerMontrer toutes les réponses...
 
Cacher toutes les réponses...Cacher
Ou cliquez sur les questions...
Passages : vous ne pouvez pas faire 'quitter l'école' un élève maintenu qui change d'école à la rentrée

Si l'élève est maintenu au même niveau dans une autre école, alors il faut faire un passage de même niveau et cocher "quitte l'école".
Dans ONDE un maintien est forcément dans la même école. Ainsi l'option "quitte l'école" est inaccessible.

Doublons de parents ? Si par mégarde vous avez créé un doublon de parents, la liste électorale du bureau de vote sera erronée.

Pour le vérifier : gestion courante / édition / editer des listes d'élèves / liste électorale du bureau de vote.

Pour supprimer les éventuels doublons, suivre le tutoriel.

Vous ne pouvez pas modifier une décision de passage car l'élève n'est plus cliquable

L'élève a déjà été réparti sur une classe de l'an prochain, donc, pour l'application, on ne peut revenir sur la décision de passage.
Pour ce faire il faut :

  • retirer l'élève de la classe de l'an prochain (élèves - répartition - gestion collective - affectation permanente dans une classe - année 2009-2010 - cliquer suraffecter de la classe correspondante : cliquer sur la corbeille pour retirer l'élève.
  • modifier la décision de passage (élèves - passages - enregistrer/mise à jour d'une décision - année 2008-2009) : l'élève est maintenant cliquable. Vous pouvez modifier complètement son passage voire indiquer qu'il quitte l'école.
Vous souhaitez admettre les élèves qui viennent de GS ou récupérer les élèves d'une autre école dans le cadre d'une fusion.
  1. Allez dans élèves / Admettre des élèves
  2. Choisir gestion collective / Enregistrement des nouvelles admissions
  3. Choisir dans les menus déroulants l'année qui se termine et "radiés" puis cliquer sur "Rechercher école"
  4. Saisir le RNE de l'école dont vous souhaitez récupérer les élèves et sélectionnez l'école en cochant
  5. Cliquer sur "Chercher"
  6. Cliquer dans la case "tous"
    1. décocher ceux qui n'intégreront pas l'école à la rentrée prochaine
    2. en cas de fusion, il est préférable de choisir un niveau et de procéder par étape
  7. Ne reste dans les menus déroulants qu'à :
    1. choisir l'année de la prochaine rentrée
    2. le niveau où l'ensemble des élèves sera inscrit
    3. admission acceptée avec la date d 'effet de la rentrée.
  8. Valider
Sur la page d'accueil côté directeurs, des élèves apparaissent à l'état d'inscrit alors que je les admis définitivement.

La raison : Lors de l'inscription (ce peut être par un employé de mairie) deux dates d'inscription ont été saisies sur la même fiche.
Comment le corriger ?
1. Dans le module mairie, cliquer sur suivi des inscriptions et admission

NB : vous pouvez envoyer cette démarche à la mairie pour qu'elle fasse la correction ou vous attribuer l'accession au module mairie en suivant la démarche indiquée dans cette même FAQ et le faire vous-même.

2. état : cliquer sur inscrit puis chercher
3. cliquer sur le nom trouvé
4. Si deux dates apparaissent à la hauteur du certificat d'inscription, cliquer sur la première 
5. la fiche de l'élève s'ouvre, cliquer alors sur le bouton supprimer en bas de page.

Je ne peux pas accéder à l'application 'Mairie'

Sans une délégation du maire, le directeur d'école n'est pas autorisé à accéder à l'application Mairie.
Une fois obtenue, c'est le directeur d'école lui-même qui, dans base élèves, s'octroie l'accès en cliquant sur :

  1. Menu Écoles
  2. Modifier/Visualiser la carte d'identité de l'école
  3. Modifier
  4. Rubrique « Délégation d'inscription »
  5. Cocher "oui" et Valider.

L'identification de l'habilitation sera enregistrée dans la carte d'identité de l'école.

Faut-il radier les élèves qui quittent l'école suite à leur passage en CP ou en 6ème ?

Surtout pas ! Il suffit lors des passages de cocher "quitte l'école".
La radiation est inscrite alors automatiquement.

Vous pourrez par la suite, s'il vous est demandé, éditer un certificat de radiation en allant dans gestion courante / édition /  Éditer individuellement un document administratif :
- certificat de scolarité ou de radiation individuel

Où est Charlie ? : Trouver un élève ainsi que l'état de sa saisie.

Suivre le tutoriel

Comment corriger le niveau d'un élève ?

A partir du Menu élèves/scolarité/gérer le niveau des élèves, le directeur cherche l'élève, le sélectionne et indique son changement de niveau ou de cycle.

Il faudra conséquemment le changer de classe dans le meu élèves/répartition/...

Comment traiter le décès d'un élève ?

Pour traiter le décès d'un élève, l'acte administratif correspondant est la radiation prononcée par le directeur.
Cette radiation est réalisée soit en cours d'année scolaire par le directeur soit automatiquement au changement d'année scolaire par le traitement « radiation ».

Vous arrivez sur une page Error 404.

Votre favori est obsolète. Il faut le recréer. Tapez l'adresse complète de la page d'accueil de Base élèves dans la barre d'adresse. Identifiez-vous (utilisateur et mot de passe). Une fois identifié, choisissez une rubrique au choix (école, élève, gestion courante). Créer votre favori ou marque-page à l'aide du raccourci clavier Ctrl + D.

Vous avez un message "Erreurs" ou d'erreur de navigation
  • cliquer sur le logo "Ministère de l'Education nationnale" en haut à gauche = retour à l'accueil
  • ou cliquer sur la touche F5, puis sue le bouton Recommencer
  • ou supprimer dans la barre d'adresse la valeur erreurs.do puis taper Entrée
Comment inscrire une famille d'accueil ?

On ne peut pas inscrire les personnes d'une famille d'accueil en tant que responsable légal. Après la création de la fiche élève, on ajoute la famille d'accueil en tant que personne autorisée à venir chercher l'enfant. Après l'admission définitive de l'élève il faut modifier son dossier (Gestion courante - Élève - Modifier dossier). On trouve l'option en bas de page dans l'onglet Responsable.

Qu'en est-il du registre matricule ?

Il faut ici distinguer deux choses : la saisie et la conservation.

- «La durée de conservation des données sera limitée à la scolarité de l’élève dans le premier degré. » (lettre du 12 juin 2008 de X. Darcos à la présidente de la PEEP). Dans l'attente d'une correspondance entre les logiciels du premier et du second degré, Il est donc nécessaire de maintenir la saisie dans le registre matricule -afin pour exemple de répondre à une demande de certificat de scolarité une fois l'élève parti de l'école.

- La Durée d'Utilité Administrative (DUA), c'est-à-dire la durée pendant laquelle le document reste utile à l'administration qui ne peut donc le détruire, est pour le registre matricule de 50 ans.
A des fins historiques, le registre doit ensuite être conservé définitivement, une fois la DUA échue.
Lors de fermeture d'école il convient de contacter les Archives départementales (et non la commune) qui pourront effectuer un audit des dossiers à verser de ceux à éliminer,  toujours conformément à la réglementation en vigueur.

 
 
 
 

Outils pour la direction

 

 

Edition d'une liste limitée à l'ainé de la fratrie  (fichier Excel ci-contre)

 

(autoriser les macros dans Excel auparavant, voir ci-contre)


Excel

2macros

 

Élaborer une liste pour distribuer un document par l’intermédiaire de
l’aîné de la famille.

Vous pouvez également télécharger le dossier (à décompresser) ci-contre qui automatise, avec Excel, l'élaboration de cette liste.

 

 pdf

zip2

 

Edition d'étiquettes pour les familles et/ou de mailing aux familles (utilisables uniquement après l'étape Excel ci-dessus)

 

Etiquettes Familles

Mailing familles

publipostage

 

Outil de récupération automatique des adresses mails de Base Elèves (outil Excel et tutoriel pdf)

Excel

pdf

Protéger l'extraction par mot de passe

pdf

Création d'étiquettes

avec Word

pdf

avec Open Office

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Base-étiquettes : création simplifiée d'étiquettes -d'élèves ou de responsables- (proposé par christian.vinent de l'Académie de Poitiers).
Télécharger le fichier, le décompresser, puis lancer l'installation.

zip2

EtiqElec : création simplifiée d'étiquettes paramétrables pour les élections avec ou sans la mention "signature" (proposé par Thierry Gangloff ATICE du Bas-Rhin).
Télécharger le fichier, le décompresser, puis lancer l'installation.

Télécharger EtiqElec

Petit memento d'utilisation du tableur (Excel ou Open Office)

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Tableau croisé dynamique : réaliser des croisements de données (répartition des élèves par sexe et par niveau,...)

avec Excel

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avec Open Calc

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Outil pour gérer les extractions : édition de listes supplémentaires, étiquettes,... (Dernière version conforme à ONDE : mai 2017)
Nécessite obligatoirement OpenOffice (pensez à le mettre à jour)

pdf

ooc
Outil pour générer les listes électorales d'école en RPI (feuille en phase de test donc... à tester !)

ooc

 

 
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