Directeurs

Manuel complet du directeur V11.3 - octobre 2011 -

Le calendrier du directeur

Vous pouvez étudier les documents en fonction de la période concernée

• 1. Préalables à l'utilisation de base élèves (changement d'ordinateur)
• 2. Quelques jours avant à la rentrée
• 3. Après la date officielle de rentrée
• 4. Exploitation des données durant l'année 
• 5. Vers la fin de l'année (Mai-Juin) 

Mairie

Annexes

- Déclaration ministérielle de Base élèves à la CNIL

- Quelques clarifications sur Base élèves par la CNIL

Questions fréquentes

- Vous arrivez sur une page Error 404.

Votre favori est obsolète. Il faut le recréer. Tapez l'adresse complète de la page d'accueil de Base élèves dans la barre d'adresse. Identifiez-vous (utilisateur et mot de passe). Une fois identifié, choisissez une rubrique au choix (école, élève, gestion courante). Créer votre favori ou marque-page à l'aide du raccourci clavier Ctrl + D.

- Vous avez un message "Erreurs" ou d'erreur de navigation

• cliquer sur le logo "Ministère de l'Education nationnale" en haut à gauche = retour à l'accueil
• ou cliquer sur la touche F5, puis sue le bouton Recommencer
• ou supprimer dans la barre d'adresse la valeur erreurs.do puis taper Entrée

- Faut-il encore utiliser le registre matricule ?

Il faut ici distinguer deux choses : la saisie et la conservation.

- «La durée de conservation des données sera limitée à la scolarité de l’élève dans le premier degré. Â» (lettre du 12 juin 2008 de X. Darcos à la présidente de la PEEP). Dans l'attente d'une correspondance entre les logiciels du premier et du second degré, Il est donc nécessaire de maintenir la saisie dans le registre matricule -afin pour exemple de répondre à une demande de certificat de scolarité une fois l'élève parti de l'école.

- La Durée d'Utilité Administrative (DUA), c'est-à-dire la durée pendant laquelle le document reste utile à l'administration qui ne peut donc le détruire, est pour le registre matricule de 50 ans.
A des fins historiques, le registre doit ensuite être conservé définitivement, une fois la DUA échue.
Lors de fermeture d'école il convient de contacter les Archives départementales (et non la commune) qui pourront effectuer un audit des dossiers à verser de ceux à éliminer,  toujours conformément à la réglementation en vigueur.

- Comment inscrire une famille d'accueil ?

On ne peut pas inscrire les personnes d'une famille d'accueil en tant que responsable légal. Après la création de la fiche élève, on ajoute la famille d'accueil en tant que personne autorisée à venir chercher l'enfant. Après l'admission définitive de l'élève il faut modifier son dossier (Gestion courante - Élève - Modifier dossier). On trouve l'option en bas de page dans l'onglet Responsable.

 

- Comment traiter le décès d'un élève ?

Pour traiter le décès d'un élève, l'acte administratif correspondant est la radiation prononcée par le directeur.
Cette radiation est réalisée soit en cours d'année scolaire par le directeur soit automatiquement au changement d'année scolaire par le traitement « radiation ».

 

- Où est Charlie ? : Trouver un élève ainsi que l'état de sa saisie.

 

- Vous souhaitez admettre les élèves qui viennent de GS ou récupérer les élèves d'une autre école dans le cadre d'une fusion.

1. Allez dans élèves / Admettre des élèves
2. Choisir gestion collective / Enregistrement des nouvelles admissions
3. Choisir dans les menus déroulants l'année qui se termine et "radiés" puis cliquer sur "Rechercher école"
4. Saisir le RNE de l'école dont vous souhaitez récupérer les élèves et sélectionnez l'école en cochant
5. Cliquer sur "Chercher"
6. Cliquer dans la case "tous"
   1. décocher ceux qui n'intégreront pas l'école à la rentrée prochaine
   2. en cas de fusion, il est préférable de choisir un niveau et de procéder par étape
7. Ne reste dans les menus déroulants qu'à :
   1. choisir l'année de la prochaine rentrée
   2. le niveau où l'ensemble des élèves sera inscrit
   3. admission acceptée avec la date d 'effet de la rentrée.
8. Valider

 

- Comment corriger le niveau d'un élève ?

A partir du Menu élèves/scolarité/gérer le niveau des élèves, le directeur cherche l'élève, le sélectionne et indique son changement de niveau ou de cycle.

Il faudra conséquemment le changer de classe dans le meu élèves/répartition/...

 

- Doublons de parents ? Si par mégarde vous avez créé un doublon de parents, la liste électorale du bureau de vote sera erronée.

Pour le vérifier : gestion courante / édition / editer des listes d'élèves / liste électorale du bureau de vote.

Pour supprimer les éventuels doublons, suivre le tutoriel.

 

- Faut-il radier les élèves qui ne seront plus dans l'école à la rentrée prochaine ( déménagement, passage en CP ou en 6ème) ?

Surtout pas ! Il suffit lors des passages de cocher "quitte l'école".
La radiation est inscrite alors automatiquement.

Vous pourrez par la suite, s'il vous est demandé, éditer un certificat de radiation en allant dans gestion courante / édition /  Éditer individuellement un document administratif :
- certificat de scolarité ou de radiation individuel

(Voir la notice liée)

- Passages : vous ne pouvez pas faire "quitter l'école" un élève maintenu qui change d'école à la rentrée.

Si l'élève est maintenu au même niveau dans une autre école, alors il faut faire un passage de même niveau et cocher "quitte l'école".
Dans Base élèves un maintien est forcément dans la même école. Ainsi l'option "quitte l'école" est inaccessible.

 

- Vous ne pouvez pas modifier une décision de passage car l'élève n'est plus "cliquable".

L'élève a déjà été réparti sur une classe de l'an prochain, donc, pour l'application, on ne peut revenir sur la décision de passage.
Pour ce faire il faut :

• retirer l'élève de la classe de l'an prochain (élèves - répartition - gestion collective - affectation permanente dans une classe - année 2009-2010 - cliquer sur affecter de la classe correspondante : cliquer sur la corbeille pour retirer l'élève.

• modifier la décision de passage (élèves - passages - enregistrer/mise à jour d'une décision - année 2008-2009) : l'élève est maintenant cliquable. Vous pouvez modifier complètement son passage voire indiquer qu'il quitte l'école.

 

- Sur la page d'accueil côté directeurs, des élèves apparaissent à l'état d'inscrit alors que je les ai admis définitivement.

La raison : Lors de l'inscription (ce peut être par un employé de mairie) deux dates d'inscription ont été saisies sur la même fiche.
Comment le corriger ?
1. Dans le module mairie, cliquer sur suivi des inscriptions et admission

NB : vous pouvez envoyer cette démarche à la mairie pour qu'elle fasse la correction ou vous attribuer l'accession au module mairie en suivant la démarche indiquée dans cette même FAQ et le faire vous-même.

2. état : cliquer sur inscrit puis chercher
3. cliquer sur le nom trouvé
4. Si deux dates apparaissent à la hauteur du certificat d'inscription, cliquer sur la première
5. la fiche de l'élève s'ouvre, cliquer alors sur le bouton supprimer en bas de page.

 

- Je ne peux pas accéder à l'application 'Mairie'

Sans une délégation du maire, le directeur d'école n'est pas autorisé à accéder à l'application Mairie.

1. Menu Écoles
2. Modifier/Visualiser la carte d'identité de l'école
3. Modifier
4. Rubrique « Délégation d'inscription »
5. Cocher "oui" et Valider.

L'identification de l'habilitation sera enregistrée dans la carte d'identité de l'école.