Travailler entre documentalistes : échanger, communiquer, partager

Voici une liste non exhaustive pour travailler à plusieurs, entre documentalistes, au niveau de l'établissement ou entre documentalistes de bassin par exemple.

1-Les solutions académiques :

1.1 : Les Environnements Numériques de Travail :

Les deux ENT de l'académie de Lyon vous permettent de travailler à plusieurs grâce à des espaces communs.

Dans laclasse.com, il existe déjà des groupes pour travailler en commun comme le blog documentation du CRDP, groupe des documentalistes Lyon Nord ou encore celui de collège au cinéma.

De plus, vous avez la possibilité de créer un groupe de travail et un blog de groupe. Depuis la nouvelle version de cet ENT, vous pouvez désormais créer des blogs avec le module de blog Wordpress qui offre beaucoup de nouvelles fonctionnalités. En voici quelques unes :

• possibilité de créer des pages fixes dans votre blog en parallèle des articles pour que les informations principales figurent en transversal
• possibilité de personnaliser votre interface graphique
• vous pouvez indexer vos articles et les classer par rubriques
• vous pouvez intégrer tout type de documents dans le texte : vidéos, images, documents en fichier joint....
• vous pouvez classer vos liens par rubriques

L'ENT du département de la Loire, le cybercollège 42 propose lui aussi des espaces communs de travail comme celui de collège au cinéma et bientôt un groupe inter – établissements pour les documentalistes. Celui ci donnera accès à plusieurs outils : des pages, un agenda, un blog, un forum, un tchat, des dossiers partagés: voir l'exemple donné ici.

1.2 : Les listes de diffusion avec le carnet d'adresses du nouveau webmail académique :

Les nouvelles fonctionnalités du webmail "convergence académique" permettent désormais de créer des listes de diffusion grâce à son carnet d'adresses. En effet, la fonction carnet d'adresses vous permet de conserver vos adresses, que celles ci soient privées ou professionnelles.

Constituer son carnet d'adresses :

Contrairement à la plupart des messageries, les adresses ne sont pas récoltées de façon automatique. En d'autres termes, ce n'est pas parce que vous avez écrit une fois à ce contact qu'il figure dans votre carnet d'adresses. Vous devez donc alimenter ce carnet. Pour cela il y a plusieurs cas de figure.

Cas de figure 1 : vous connaissez l'adresse de votre interlocuteur ou celui-ci vous a déjà écrit. Vous devez donc récuperer cette adresse. Pour cela deux méthodes s'offrent à vous :

• solution 1 : aller dans votre carnet d'adresses et remplir une fiche par nouveau contact
• solution 2 : cliquer sur un mail de votre contact et récupérer son adresse en utilisant la fonction "ajouter à votre carnet d'adresses"

Cas de figure 2 : vous ne connaissez pas l'adresse de votre interlocuteur. Vous pouvez la récupérer en cliquant sur "Répertoires de l'entreprise" dans carnet d'adresses. Taper le début du nom de famille de votre interlocuteur et sélectionnez le.

Votre carnet d'adresses alimenté, vous n'avez, par la suite, plus besoin de taper l'adresse de votre interlocuteur : celle ci s'affiche automatiquement lorsque vous tapez le début du nom de votre destinataire. Autre avantage, vous pouvez désormais constituer des listes de diffusion.

Constituer des listes de diffusion :

Qu'est ce qu'une liste de diffusion ? il s'agit d'un groupe de contacts que vous avez sélectionnés préalablement. Vous n'écrivez donc plus aux individus un par un mais vous écrivez un même message pour un groupe.

Pour créer un groupe, il suffit d'en définir le nom et d'en sélectionner les membres. N'oubliez pas de valider votre groupe en cliquant sur "créer un nouveau groupe".

Par la suite, lorsque vous voudrez écrire à ce groupe il vous suffira de cliquer sur « écrire un message » et de taper le début du nom de votre groupe pour que celui ci apparaisse...

1.3 : Le réseau Scribe

En l'absence d'ENT ou pour une communication et des échanges en internet, le réseau Scribe offre la possibilité de partager des fichiers et de disposer d'une messagerie interne. Voir le support de formation utilisateurs scribe.

2-Les solutions web 2.0 :

2.1 : Les réseaux sociaux

- DIASPORA*ALPHA : Projet de « réseau social alternatif », un Facebook libre... sur invitation : https://joindiaspora.com/

- Créer un groupe de discussion avec GOOGLE GROUPES: http://groups.google.fr/grphp?hl=fr&tab=wg . GROU.PS propose toutes les fonctionnalités en une : http://grou.ps/?ref=loveGroups

- NING: très bon outils qui devient malheureusement payant...http://www.ning.com/

- Bien entendu, l'incontournable FACEBOOK où on peut créer un groupe privé: http://www.facebook.com/groups/create.php

2.2 : Les Wiki

- RENDEZ-VOUS WIKI: solution clé en main pour créer gratuitement un Wiki : http://www.rendez-vous-wiki.com/

2.3 : les forums de discussions

- FORUM'ACTIF: Solution clé en main, gratuit: http://www.forumactif.com/

- XOOIT: Même principe que Forum'actif, peut être moins « ludique »: http://www.xooit.com/fr/

- ACEBOARD: J'aime moins... http://www.aceboard.fr/

vendredi 7/01/11