Politique documentaire et informationnelle

Le désherbage

lundi 15 octobre 2007 par JHassam

Qu’est-ce que désherber ?

  • Retirer des étagères de libre accès les documents jugés inadéquats
  • Trier pour émonder (éliminer, mettre en réserve, réacquérir)

Désherber est une opération difficile, qui suscite de nombreuses résistances. Il doit être négocié et discuté dans le cadre de la politique documentaire.

Pourquoi désherber ?

  • Un fonds documentaire se doit d’être vivant et évolutif.
  • Une collection vieillie et usagée fait fuir les utilisateurs.
  • Les besoins documentaires changent.
  • Les documents se diversifient.

Le désherbage est souvent effectué à l’occasion d’une informatisation ou d’une restructuration des locaux.

Un désherbage régulier est indispensable et doit être lié à la politique d’acquisition et de mise à disposition des documents.

++++Quoi et comment désherber ?

Quelques critères à prendre en compte :

1- L’âge du document, c’est-à-dire l’âge de l’information contenue dans le document.

On utilise la date d’édition. Les âges critiques diffèrent suivant la nature de l’information. Exemples d’âge moyen :

  • Littérature : indéfini
  • Mathématiques : 10 ans
  • Économie : 2 ans
  • Annuaires : 2 ans

On peut établir une durée de vie champ disciplinaire par champ disciplinaire avec les enseignants concernés.

L’établissement de cette durée de vie permet aussi d’attribuer une date de péremption au document (livre ou périodique) au moment de son traitement, à son entrée dans le fonds.

2- L’usage du document

La valeur d’usage n’est pas un facteur déterminant d’exclusion : un document peut servir rarement mais n’en être pas moins précieux. Le nombre d’année sans prêt est un indicateur à utiliser avec prudence : trois ans est le chiffre communément accepté pour les documentaires.

L’état physique et l’intérêt intellectuel du document :

La méthode IOUPI oblige à considérer chaque document selon cinq critères :

  • I Incorrect (fausse information)
  • O Ordinaire (médiocre)
  • U Usagé (mauvais état physique)
  • P Périmé (obsolète)
  • I Inadéquat par rapport aux utilisateurs

L’inconvénient des critères IOUPI est qu’ils proposent un émondage à partir d’une analyse négative du fonds. On peut aussi les utiliser pour justifier le maintien des documents susceptibles d’être désherbés.

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Méthode de désherbage

  1. On édite la liste des documents ayant dépassé l’âge moyen ou la durée de vie de leur catégorie et on les retire des étagères (en utilisant la date de péremption si possible)
  2. On obtient ainsi un ensemble de documents, candidats au retrait des rayons.
  3. On évalue chaque document
  4. En considérant s’il a été ou non prêté dans les deux ou trois dernières années.
  5. En tentant de justifier pourquoi on le conserverait dans le fonds (critères IOUPI positifs, documents incontournables...)

On décide ainsi de son sort :

  • Soit on l’élimine
  • Soit on le rachète
  • Soit on le stocke en archives ou en réserve

On peut ainsi espérer dégager des arguments de désherbage, propres au fonds local.

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Outils sur lesquels s’appuyer

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Elimination, don, pilon

Que fait-on d’un document retiré des rayons ?

Les documents d’un CDI ont été achetés sur des fonds publics, leur élimination doit être consignée sur le cahier d’inventaire qui est une pièce comptable : on les raye de l’inventaire en indiquant la date de retrait et la destination du document (pilon, don..). On les estampille avec un tampon à l’encre rouge qui indique « exclu des collections » ou « mis au pilon ». (Le numéro d’inventaire ne devra jamais être attribué)

Il est recommandé d’informer le chef d’établissement et le gestionnaire d’une opération de désherbage : on dresse la liste des documents éliminés et éventuellement on soumet cette liste au vote du Conseil d’Administration.

A qui peut-on donner ? collectivités ou particuliers ?

Il existe localement des associations qui redistribuent (ou recyclent s’ils sont en mauvais état) les livres usagés. Cette opération peut faire l’objet d’un projet pédagogique. Il faut être prudent les transports coûtent cher et il est nécessaire de bien sélectionner les dons en fonction des pays bénéficiaires. Dans tous les cas, travailler en partenariat (associations humanitaires, mairie) est nécessaire.

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Les réserves

Si pour faciliter les décisions de désherbage, on décide de placer certains documents en réserve, trois critères seront retenus :

La réserve doit être vivante

  1. Les documents conservés et jamais demandés seront éliminés au bout d’un ou deux ans.
  2. Les documents abîmés, vieux, obsolètes sont éliminés.
  3. Les doublons ne sont pas conservés.

L’avantage d’une réserve, c’est qu’elle rassure, on peut encore accéder aux titres écartés.

L’inconvénient d’une réserve, c’est que l’on repousse le problème de l’élimination à plus tard.

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Désherbage et cotation

Un grand désherbage ou l’informatisation d’un fonds conduisent souvent à harmoniser la cotation des documents et à revoir la signalétique.

Quelques règles à retenir :

Pour un fonds de CDI, on utilisera une cote pour 20 titres en moyenne, ce qui peut signifier un minimum de 1 titre pour une cote (à éviter) et un maximum de 40 titres pour une cote.

Constituer une liste des cotes utilisées (en entourant au crayon ces cotes dans l’édition Dewey que l’on utilise)

Constituer une liste alphabétique des mots clés correspondant aux cotes retenues (en les entourant au crayon dans l’index de l’édition Dewey que l’on utilise)

Capacité en volumes par mètre linéaire des rayonnages :

Ouvrages au format de poche 40 v / ml
Ouvrages documentaires 30 v /ml
Dictionnaires, encyclopédies 12 v / ml

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Sources

Calenge Bertrand. Conduire une politique documentaire. Editions du Cercle de la Librairie, 1999. (Bibliothèques)

Gaudet Françoise, Lieber Claudine. Désherber en bibliothèque. Editions du Cercle de la Librairie, 1996. (Bibliothèques)

Le désherbage in Doc ad hoc : bulletin de liaison du CRDP et des CDI de l’Académie de Lille, n° 41, mai-juin 2003. [En ligne] http://crdp.ac-lille.fr/crdp2003/bc... http://crdp.ac-lille.fr/crdp2003/bc...

Tinel, Christiane. Le désherbage au CDI, Savoirscdi, 1999 [En ligne] http://www.savoirscdi.cndp.fr/fonds...

Circulaire n° 70-409 du 22 octobre 1970. Opérations diverses

Consulter le paragraphe ; acquisitions d’ouvrages de bliothèque :

Me référant à une observation de la Cour des comptes, je confirme que les ouvrages de bibliothèques sont inventoriés selon leur coût unitaire, soit dans la catégorie des biens répertoriés (série R de l’ inventaire), soit dans celle des valeurs immobilières (série V de l’ inventaire).

Il en résulte que les dépenses correspondantes sont inscrites, suivant le cas, dans les comptes des sections de fonctionnement ou dans ceux des opérations en capital. Je précise en outre que le classement des biens dans la catégorie des valeurs immobilisées ou dans celle des biens répertoriés est indépendant de l’imputation des subventions sur le budget de l’Etat ou des collectivités publiques, mais est seulement fondé sur les critères d’ immobilisation fixés par la circulaire n o 64-365 du 27 août 1964 .

Circulaire n° 64-365 du 27 août 1964 Application de la circulaire ministérielle du 3 décembre 1963 relative à la nouvelle structure budgétaire des établissements scolaires ; précisions concernant la distinction des valeurs immobilisées.